跑腿、审批、申请

“无形秘书”全搞定

云南中烟红塔集团楚雄卷烟厂的职工们，近来与一个“小助理”来往频繁，这让楚雄卷烟厂办公室档案管理员沈义航颇为骄傲。

这位“小助理”是何许人也？介绍起来，这是一套数字化办公系统，日常有3个“分身”分别为大家一手包揽行政办公、资料整理、建议跟进，沈义航笑称其为“全能行政助理”。

“申请流程什么时候改为线上办理？”“能否利用技术手段把办公功能集中化？”“审批工作在PC端、移动端会不会更便利”……“小助理”到来之前，行政工作不仅环节长、细节多，还牵涉许多项目的推进速度，职工们由衷希望新帮手的加入。

敏锐捕捉到了职工实际需求后，办公室立即组织讨论、设计框架、对接技术，陆续实现了一个个模块的开发和应用，最终，“全能行政助理”如约到岗上任。

职工在PC端使用数字化办公系统完成流程申请

这位“线上的无形秘书”配备以来，印章申请、车辆申请、工作审批都从纸质跑腿转向电脑、移动端同步受理，行政工作由繁化简，效率大幅提升，职工们纷纷竖起大拇指，为他点赞。

繁、杂、难资料

难不住“图书管理员”

所谓“全能行政助理”，数字化办公系统的功能当然十分强大，管理工厂各个部门的行政办公资料、技术模板、标准化文件自然不在话下。

沈义航说，提到资料二字，许多职工就开始抓耳挠腮，如何写、什么标准、内容跨部门怎么办、技术要点不太懂，“一个一个打电话聊、现场对接，极其耗费时间和精力。我们想，能不能建立一个‘图书馆’收纳保存资料，‘聘请’一位管理员统一管理。”

职工们能轻松查阅工作所需的模版、资料

具体需求已出，技术人员接招。不久，数字办公系统的信息共享微盘搭建起来，变身“图书管理员”随即到岗。职工们试用时愈发兴奋，他们发现自己上传的资料被这位“管理员”一一分类放置，需要时按目录检索即可找到对应的内容。即使从来没有接触过某项业务的工作人员，也可以在其中找到标准式模板、表单，打通了部门之间的信息壁垒，降低了沟通成本。

“从实时在线观看资料的职工，到各个部门的浏览记录可以看出，大家对这位‘图书管理员’的工作十分满意。”沈义航也在其助力下免去了不少纷杂的工作流程。

收集、转办、反馈建议“客户专员”全流程跟进

对于工作上存在的困难，职工们心中有想法，却苦于受到时间、空间的限制，难以及时反馈和处理。因此，数字办公系统的工作范围又加了一项：管理线上职工意见箱，进一步畅通职工意见建议反馈渠道，并实现职工到党委班子一条线贯穿办理。

对于这个功能，部分职工有些小小纠结：可以自主选择匿名或实名吗？数字办公系统充分考虑到职工们的不同想法，贴心地准备了两种选择供使用，化身为“客户专员”。为了实现这个功能，系统特别将信息收集、受理承办、反馈回复分成三个阶段，分别进行办理，互相无法查看具体信息，充分保护了提交人的信息，颇受职工欢迎。

职工建议由“客户专员”提交、跟进、反馈，一条龙服务获得大家称赞

职工们偏爱提什么建议？生产经营、办公效率、管理成效……在这里，大家畅所欲言，不用担心层层审批。这是沈义航所乐意看到的，“我印象中，有一天收集到一条建议：工作联络群太多了，项目结束也没有及时清理联络群。我们马上转办到相关部门，希望用高效的处理速度让职工满意。”

一次次浏览记录、一条条办公审批，这些被“全能行政助理”一手包揽的事儿，是云南中烟红塔集团楚雄卷烟厂数字化进程中，为每一位职工做出的实际探索，也为转型提质增效充分助力。